随着科技的日益发展，科研院所作为知识、人才密集型单位，单位的科研活动与科研能力已经成为衡量综合实力指标，而随着指标所占的比重不断加大，提高工作效率、增强科研水平逐渐成为科研所提升综合实力的主要途径。而通过信息化的手段对日常科研工作进行管理、建立健全的知识管理体系、整合科研工作流程、为决策层提供真实有效的依据，已经成为提升科研管理水平的有效途径，也是当今科研院所管理的发展趋势
如何应对科研院所在办公中的以下问题
      如何有效的整理科研院所现有的知识资源，并进行合理挖掘、利用现有资源，达到促进整个单位技术研究、提升技术水平的目的？
      作为知识管理型单位，从科研项目申报、课题研究到科研成果的产生，如何保障整个科研项目中科研资料的完整性？
      科研项目申报资料种类繁多，您在管理项目申报材料时是否曾遇到不同项目之间申报材料混淆的情况？如何来避免这种现象的发生呢？
      科研院所的课题审核、成果评审、科研经费的审批等业务处理，都有着严格的环节控制，在处理过程中是否曾遇到处理时间过长、效率太差的情况？如何来规范处理过程、提升处理效率？
      对于上级的发文、内部公文的下发以及签报，是否还在采用往返于不同领导之间进行会签、审核的方式？是否存在公文保管借阅不易的情况发生？
      科研所日常的新闻通知、会议通知，是否还在沿用纸质文档下发、板报发布的方式？通知人员对于反馈信息还需要一个一个的收集汇总？
      行政办公人员对于日常的车辆分配、会议室使用、办公用品领用是否还是延用口头交流、纸质文件记录的方式？是否总是有资源使用冲突的情况产生？有没有一个看板让申请人能够看到资源当前的使用情况？
      单位目标任务下达后，是否遇到只能通过会议来了解任务的执行进度，却无法跟踪任务的执行过程的情况？是否曾遇到因为目标任务责任人不明确，造成任务延期甚至失败的情况？如何来解决这一问题？
      ……
科研所行政办公系统能做什么
    科研院所行政办公系统是西软股份推出的面向科研院所行政管理的一款管理软件。系统以知识管理为核心，主要为科研院所实现安全的管理科研成果、及时处理办公事务以及规范单位业务等方面的需求。同时系统以工作流为引擎，贯穿了知识成果管理、计划任务、车辆管理、会议管理、办公用品管理、公文管理等各个功能模块，为科研院所营造了一个协同的行政办公平台。
科研所行政办公系统拥有的功能及特点
     全过程的公文管理

    自定义流程环节，管理从公文的拟稿、审批、签发、用印、发送、签收、归档全过程， 可自定义公文签收单格式，灵活应对企业不同需求及流程变更
    支持公文修改留痕，会签记录清晰可查
    支持公文电子签章，用印加密控制
    多渠道的沟通交流

    强大的自定义调查问卷和统计、内部论坛交流、邮件、企业信息门户及公司知识库，让企业与员工全方位加强沟通，高效协同工作
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    清晰的管理办公事务

    动态的车辆、会议管理，随时了解资源使用状况合理安排工作；建立办公用品、图书、固定资产的出入库台帐清晰了解物资使用情况及成本、库存
    实时跟踪的任务执行
    提供计划任务的细化分解功能，使用户能够依据目标制定工作计划，并将工作合理的分配给具体的负责人进行执行。利用计划任务的汇报、催办、验收功能，跟踪管理计划任务的执行进度。
    便捷的新闻公告发布
    企业的日常新闻、重要的通知及公告仅需要简单的编写、审核就可发布在内部门户、知识库及博客中，同时通过消息提醒通知所有人关注重要信息，保证信息传递的及时性；所有的信息均存档在企业文档库中备查。
    日常工作的及时处理
    提供给每个人不同的日常办公平台，解决用户日常的工作处理，同时支持个人办公平台自定义功能，用户只需要简单的定义就可满足个性需求，您可定义常用的待办事宜、个人通迅录、工作日志、个人文档等，也可与新闻、知识库、公司通知公告等组合定义满足自己需要的工作台，达到日常工作及时处理的目的。
办公系统的应用价值
     规范科研院所的行政管理
    通过办公系统为单位营造一个紧密、可靠、透明的办公管理机制，具体事务落实到人，处理事务时员工职责明确、权限清晰；使科研院所的办公过程变得规范、有序、透明化，帮助单位提高运作效率和执行力。
     规范优化业务审批流程
    科研院所以进行课题研究为主要业务，从研究课题申报、课题研究到研究成果的形成，整个过程中产生大量的文献资料，这些资料对于科研院所来说无疑是至关重要的。系统利用知识库为科研院所营造了一个健全的项目资料管理体系，对各类资料进行分类管理，从根本上保障项目资料的完整性。同时利用健全的权限访问机制，对科研资料的访问权限进行严格的控制，协助管理项目的科研资料和成果；
     提升科研院所工作效率
    科研所行政办公系统基于B/S架构，跨区域、高效快捷地实现单位员工间的协同工作与信息共享。将传统办公中的打印、审批、分发、传阅等工作，通过办公系统的信息平台进行快速的传递，实现办公过程的无纸化、自动化。同时利用流程设计功能，对单位的各类流程进行规范、优化，消除单位中存在的冗余环节，提升业务处理效率，实现提高单位工作效率的目的。
     加强内部交流、提升凝聚力
    内部博客、论坛、工作汇报等多种交流方式，为员工与上级创造了畅通的交流平台，使单位信息交互畅通,为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台。畅通的沟通机制，使单位的内部的凝聚力得到大大的增强。
    灵活强大的报表分析
    数据报表的多角度呈现，为单位决策者提供决策的数据支持，使决策人员摆脱以往的决策方式，以真实数据与结果味依据作出科学决策。