如何利用信息技术提升组织执行力(3)
3．FORP：基于执行力模型，有效提升组织执行力
FORP（Flexible Operation Resource Platform)，柔性运营资源管理平台，是面向企业管理层的集成管理软件平台，旨在提升组织执行力及核心竞争力，帮助管理者实现企业目标。它由一个平台、三个引擎和若干管理应用套件组成，具体包含业务流程管理、协同办公、人力资源管理、知识管理、目标管理、预算管理、绩效考核管理、客户关系管理、项目管理、动态成本管理、沟通管理、企业门户及内容管理等管理应用套件。
FORP涵盖了执行力的6个要素，是有效提升组织执行力的工具。
3.1 FORP提升执行动力
我们前文已经阐述，执行动力来自文化和奖惩系统的作用，这涉及很多因素，FORP在以下几个方面的功能，有助于建立执行力文化和面向绩效的奖惩系统：
（1）FORP构造了一个扁平化、网络化的沟通平台，有助于不同层级不同部门人员间的沟通与互动；
（2）FORP提供的新闻、博客、调查等功能，为管理者传播主流价值观和信念，提供了良好的平台；
（3）FORP独有的“工作报告”功能，为客观准确的考核提供了依据；
（4）FORP的绩效考核系统，为科学的奖惩提供了依据；
（5）FORP实现了目标、执行与考核的贯穿，有助于将员工的报酬和绩效连接起来。
3.2 FORP提升执行能力
如前文所述，团队执行能力取决于4要素，即目标、流程、资源和协作平台，FORP完全涵盖这4大要素的管理，可以卓有成效地提升企业的执行能力。
3.2.1 FORP 目标管理系统
提升执行力的关键不在于制定目标，而是要将目标转化成为每个部门每个员工每天的任务，要在任务执行过程中能及时监控、指导、沟通、汇报、修正与完善，要在任务完成后可以根据期初的目标进行考核和评估。
FORP目标管理系统可以把公司、部门、项目的目标层层分解落实到个人，企业里每个部门每一个人都十分清楚地知道自己应该做什么事情，完成什么样的目标；企业里的任何人在任何时间、任何地点都能通过FORP获取与自己相关的最新的任务信息并进行有效沟通；上级可以及时给下属安排任务，并能随时了解任务进展情况，及时给予指导；管理者任何一个时点，都可以很客观对目标、任务的完成情况进行考核和评估。
FORP目标管理系统具有以下显著的作用：
防止任务遗失。通过忠实记录所有安排者的任务，没有完成的任务会一直提醒任务的相关人。有效防止口头安排任务在时间长了后的失效，即“任务黑洞”。同时，也杜绝了纸质管理纸张遗失的问题。所有进入系统的任务，都被忠实地记录和管理。
提升任务执行效率。详细的信息，缩短了反馈周期，使得对于任务的协调和控制，更加及时。任务的相关人，可以在一个虚拟的平台上沟通和协作，可以看到任务更多的信息，提升执行效率。
扩展管理的幅度和深度。详实的数据，支撑对于任务的深入管理，管理可以更加精细和深入。同时，在一个平台上可以管理所有的任务，管理的幅度得到扩展。
加强任务执行过程沟通。任务执行过程中，会发生提前、延期、取消等情况。不同人员对于简单文字的理解也有差异。这些情况都需要沟通。良好的过程沟通，有助于提升执行效率。
提供人员考核详细资料。每个员工每个月做什么、结果如何等，都可以通过计划任务系统得到。这些详实的资料，有益于企业考核员工和团队。
3.2.2 FORP流程管理
企业中有超过85%的流程都可以标准化，企业可以将这些标准化的流程利用FORP的流程固化下来，在企业内部来完成信息的自动传递、存储、智能分析，实现业务的自动流转，完成人与人之间、工作与工作之间、人与工作之间的连接和转换。
FORP的业务流程管理由流程定义、流程查询、流程监控、流程分析及自定义表单和自定义报表等辅助工具组成，它具有以下功能：
（1）驱动企业的业务协同
在企业中，大到企业的战略目标，小到一个具体的任务、计划或项目等，每一项业务很少是由一个人完成，都需要由多人共同完成，甚至由多个部门来完成，这种多人共同完成一项业务的过程就是协同运营的过程。利用FORP的流程管理系统，通过计算机和人来实现所有工作人员之间的工作联动，其中任何一个人的工作都可以自动地推动其他相关人员的工作。
具体来说，当一个工作被启动，或者在执行的过程中，所有相关人员，都可以在第一时间知道这个工作的最新进展，知道自己应该在什么时间做什么事情，从而保证工作按计划和目标来完成。
对于管理者，每天都会面对大量的事情需要处理，这些事情可能来自某个项目、某个各户、某个任务或某个下级或上级等。FORP通过流程的作用将业务中的任务、计划、工作等“推”到具体的负责人和协作人面前，“强制”负责人来执行，并且通过提醒、督促、督办的形式来进行过程控制，这样不仅仅做到高效的完成工作，而且还能做到让每个人都能轻松的知道自己在什么时间要做什么事情，也能让管理者知道事情由谁负责，进展如何，确保包括自己在内的所有人都能围绕着同一个任务而展开相互协作，真正的实现业务的动态管理。
（2）管理、控制和优化企业的流程
FORP流程管理系统可以把企业现存的所有流程都定制出来，为实现流程的自动化、明晰化、可视化建立基础。通过流程的实际运行可以发现流程效率最低的节点，通过计算节点处理时间的长短来剔除停顿点，间隙点和间断点，让流程的运行达到最优化。
（3）提高效率
减少因时间、距离等原因产生的等待时间。可以将企业内的结构化流程通过系统进行设定并自动流转。可以避免在等待中浪费时间，缩减行政成本，有效提升决策速度和效率。
（4）规范行为，落实制度
规范企业的业务流程和行为，解决制度与行为的“两张皮”。可以将企业的流程设计与内部的规章、政策等相结合。使各种流程的运行与企业的政策保持一致，有效解决企业中规章制度（包括ISO9000、HSE等）和具体行为相分离的问题。
（5）协同内外，快速响应
实现集成管理、信息共享和协同工作。通过流程将员工、客户、物料、项目、财务、知识等集成起来，无论何时、何地，整个企业都紧密地联系在一起，协同工作。
实现工作任务进程间协调及协作。流程管理可以使企业对客户的需求，包括不满、抱怨、建议、需求变化的最新动向等做出最快速的反应。
（6）监控全面，提升执行
管理层可以全面把握各种工作的执行情况，了解和分析任务的状态、员工的工作效率、什么流程影响了企业的效率等，从而全面掌握企业的运行情况。
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3.2.3 FORP资源管理
（1）FORP人力资源管理
有效的人力资源管理需要和企业的业务流程融合起来，需要团队领导者、员工个体全员参与。FORP人力资源管理，摒弃了传统的人力资源单纯管“人事”的理念，也避免了单纯的人力资源管理系统“孤立无援”的应用尴尬，将人力资源管理建立在集成的管理平台之上，将人力资源管理和企业的目标及业务运行有效结合起来，从而真正实现了“以人为中心”的全面人力资源管理。
FORP人力资源管理具有以下功能特点：
① 帮助企业的人力资源部门全面管理企业的人力资源
人在业务部门工作，人力资源部门怎样才能了解和获得他们的信息，如何去考评这些人员？FORP人力资源管理系统，可以实现全面、动态、客观、公允的考核。人力资源考核所需要的全面、及时、动态的信息，可以由其他部门其它业务系统自动提供。在系统中，找到一个人，你可以知道他的档案、考勤、岗位职责、工作目标、任务、工资、奖惩、借款和花费，他参加的项目，他使用或管理的设备资产，他撰写的文档，他和客户的往来情况，等等，他所有的历史信息和最新信息，人力资源部门可以随时掌握。
② 提高人力资源部门日常事务性工作的效率和质量
人力资源管理，包含很多事务性工作。例如，人员基本信息、档案、合同、招聘、培训、定岗、异动、考核、三金(养老、失业、医疗)、薪资等的管理。FORP人力资源管理，可以有效地帮助人力资源部门提高这些常规性事物工作的效率和质量。
③ 团队（部门）领导者的人力资源管理系统
FORP可以有效地帮助团队领导完成对于下属的培养、使用和考核。通过FORP,团队领导者可以：
获得关于个人所有工作相关信息。包括个人的任务、文档、待处理流程等方面内容。
看到个人在企业里面的工作历程，以及评价和考核等信息。
看到个人目前手头有哪些任务，进展程度。以方便对于个人安排工作。
看到个人的任务纪录和工作日志，为评价个人绩效提供依据。
④ 每个员工个人的人力资源管理系统
个人的满意度，直接影响创造能力和执行能力。因此，需要让个人主动参与到管理中，从一个被管理的对象，成为一个被关注、被重视的人。
FORP是每个个体的主动管理平台，为个体提供了在企业里面工作的“工作日记本”。通过FORP,每个员工可以：
获得所有人力资源方面的制度文档。知道企业对于员工行为规范等方面的规定和制度。
有效管理自己的工作时间。个人可以看到自己的出勤时间、请假时间等消息。在工作时间之内的主要工作内容，可以方便地得到。
有效管理自己的工作绩效。可以看到自己的工作日志、工作任务等信息。
获得自己的合同、档案等方面信息。保护自己的切身利益。
获得自己的基本人事信息，主动修改自己能够及时修改的信息，例如联系方式、紧急情况下联系人等。保证相关信息的有效准确。
有效管理自己的知识。
有效管理自己的帐务，包括成本和收益。
（2）FORP财务与预算管理
FORP财务管理专注于企业、部门、个人成本的动态管理，让企业、部门、项目组、个人实时的掌控、了解自己的财务、成本状况。
财务管理可以通过定义的流程完成各种与财务有关的业务单据的审批，流程结束后系统能够将这些普通业务单据转换为财务核算的会计凭证，将业务的审批和财务凭证的制作结合起来。企业决策者、财务人员及各级管理人员不必了解复杂的专业财务软件，不必等待滞后的财务报表，就可以实时动态掌握各种真实的财务数据，并在借款、付款、报销、采购审批、考核等各种业务流程决策的过程中实时地使用这些数据。
财务管理分成三个部分，财务业务管理、财务管理及统计分析。财务业务管理包括财务单据管理、、付款管理、报销管理、借款管理等日常业务。财务帐务管理包括了财务凭证的处理、成本的分摊处理。综合分析部分提供了多个不同视角，多维度的统计分析，包括分类分析、核算项分析、趋势分析等。通过这些统计分析，可以实时的了解企业、部门、项目、客户、个人的成本，可以有效的评估项目、客户的投入和产出，可以实时的监控各种费用的变化趋势。
FORP 预算管理强调的是预算的执行，通过将预算和目标、任务、项目及业务流程的执行过程结合起来，动态地监控预算的执行情况，从而做到事前有预算，事中有监控、指导、沟通、反馈与调整，事后有分析和考核。
FORP预算管理包括成本中心、利润中心、项目及任务等不同层级的成本预算制订和监控，通过与动态成本、目标任务及流程管理的结合，可以根据时间进度、目标任务的完成情况，动态分析、控制各任务、项目和部门的成本支出，为决策和业绩的考核，提供依据。
FORP预算管理的最大特点，在于其过程控制的及时性，它可以实时地将预算和实际成本进行对比，并可以在关键决策点提供自动的提醒，保障预算得到贯彻执行。
（3）FORP知识管理
FORP知识管理可以让企业员工、管理者在自己工作过程中的每一个时点都能很方便地使用知识、创造知识、分享知识。每个人都可以随时把自己的经验、心得、项目文档、合同、客服结果、风险及问题的解决方案等作为知识存放在公司的知识库中，也可以随时从知识库中获得自己工作、决策所需要知识。
FORP-KM（FORP知识管理系统）由以下4个相互关联的部分组成：
以流程为基础的协同工作平台
这个工作平台支持分布在不同空间和时间里的人员，比如员工、管理者、供应商、客户、合作伙伴等，像坐在一个房间里一样工作和交流。
在日常工作、交流和思考中，各种知识源源不断地流入到个人的知识库中，然后通过一定的机制再流入到团队知识库中。
每个人在使用这个平台进行工作的时候，他工作、决策所需要的知识就在他的手边。比如，一个管理者要审批一个下级的请假申请，计算机就会自动告诉他这位员工的考勤统计情况、公司相关的管理制度是怎么规定的、这位员工共目前的正在处理的任务是什么，甚至这位员工的所有背景和历史上的工作情况，然后再做出批准与否的决策。再比如，一个管理者要审批一笔采购申请，计算机可以自动告诉他相关的库存情况，这种物品的历史采购、使用情况、供应商情况等等。起草一份合同，撰写一个标书，写一份工作报告等，都可以使用这个平台，获得相应的知识和帮助。
这个平台的背后是由企业的各种业务系统构成的支撑平台，包括人力资源管理、供应商管理、客户关系管理、资产设备管理、项目管理、财务管理、企业资源计划等等。
个人知识管理平台
团队知识管理必须建立在个人知识管理的基础上，没有一个个的个人知识管理，就没有团队知识管理。团队知识也必须为一个个的个体所掌握、所拥有才有价值。团队知识管理的一个重要目的，也是为团队中的个体适时地提供其所需要的知识。
因此一个有效的知识管理系统必须要为个体提供良好的个人知识管理平台，增强其管理个体知识的能力，以及将个人知识转化为团队知识的能力和动力。
利用这个平台个人可以将各种来源的知识，比如：通过实践、思考和总结形成的经验和心得体会；通过邮件或流程交流获得的知识；通过协同工作自然形成的知识；通过网络获得的知识等等，进行有效的分类管理。
这个平台还给个人提供了展示自己才能的机会，使得每个人都有平等发出自己声音的权利，都可以通过创造并贡献自己的知识，来获得关注和承认的机会。
具体说来，这个平台包括以下几个部分：
(1) 个人邮箱，用于个人收发邮件，可以方便地将邮件归档到“个人文档库”。
(2) 个人网志，相当于一个个人的出版社，可以发表个人的日记或工作笔记，个人工作学习的心得体会，也可以方便地归档在“个人文档库”。
(3) 论坛，相当于一个社区，每个部门、项目组、团队，可以按兴趣，进行分类讨论，精华言论可以方便地放入“个人文档库”或“公司知识库”。
(4) 收藏夹，相当于书目的收藏，个人可以将互连网或内部网上自己感兴趣的资源（文章或网址），方便地收藏起来。
(5) 个人文档库，相当于个人的书房，个人可以在这里撰写文章；可以将各种来源的知识文档进行定期的分类、整理；可以很方便地将个人文档库中的知识发布到公司知识库中。
(6) 知识搜索引擎，可以在任何时候为任何员工，提供其应该获得的知识。
(7) 个人知识管理客户端，支持对个人计算机中的知识文档进行多维度的管理，可以离线使用，在线可以和服务器端的知识库随时进行同步。
(8)工作助手，包括个人的工作职责、流程、标准，可以指导个人完成自己的工作。
(9)知识助手，个人工作所需要的各种知识，可以随时获取并应用，将知识的查询和使用高效地融合在一起。
(10)决策助手，在流程审批的时候，审批决策所需要的知识，可以被自动推送到决策者的桌面。
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团队知识管理平台
在这个平台上，可以进行文档的类型维护、目录维护、文档的发布审核、发布文档的权限设定、文档的更新、新闻公告发布、知识文档的统计分析、知识贡献分析等。
知识贡献评价系统
这是一个后台管理系统，可以对个人的知识贡献进行记分，根据个人发表的网志、文档、BBS的留言数量，个人放入待发布区的文档数量，个人放入待发布区的文档被收录到公司知识库的数量，被访问、被回复或引用的次数等。根据这个积分，可以对个人的知识贡献进行排名、奖惩。
（4）FORP客户关系管理
客户满意度不只是销售部门或售后服务部门创造的，它是由公司全员共同“制造”出来的。围绕客户的全寿命周期，从市场营销、销售，到产品或服务的交付，直至售后的全程，会涉及市场营销、销售、技术支持、项目或生产管理、合同管理、应收款管理、质量控制、售后服务等多个部门多个人员多个要素。FORP客户关系管理以客户为中心，通过对客户全寿命周期中所涉及的各种要素进行系统化的管理，将尽可能多的陌生人，变成潜在客户，把潜在客户变成客户，把客户变成回头客和传播者。
如图5.24所示，售前管理包括市场传播和销售，通过对客户需求的分析、沟通及销售人员工作过程等的有效管理，力图获取更多的客户订单。售中管理的目标是为了产品或服务的交付能以更低的成本、既定的承诺及客户更好的体验来完成，涉及合同、项目、开票、收款等的管理。售后管理包括客户请求的及时响应和主动的客户关怀，有助于客户客户成为回头客和传播者。
图5.24 FORP客户关系管理示意图
（5）项目管理
根据PMI的定义，不论什么项目，都涉及范围管理、时间管理、费用管理、质量管理、人力资源管理、风险管理、沟通管理、采购管理和综合管理等九个方面。目前多数项目管理软件都不能提供包含以上各方面的完整的管理功能，个别软件虽然从形式上功能比较全，但由于是孤岛软件，没有人力资源、财务、客户关系等等各个业务系统的支持，项目管理所需要的数据都要专门的人来录入，不仅工作量大，也不能保证数据的及时性、唯一性和真实性。所以大多数这种专门化的孤独式项目管理软件都不能真正满足客户项目管理的需求。
如图所示，不同于孤岛式的项目管理系统，FORP PM建立在统一集成的平台之上，涵盖项目立项、执行和结项的全过程，特别关注项目计划的执行，具有项目计划的制定与跟踪，项目审批的流程管理、项目预算与动态成本、沟通、风险、人员、物资、知识等多要素的管理功能，不仅可以供项目管理部、项目经理使用，也是项目成员、客户、财务、质量管理等各相关个部门及其他所有项目干系人共同工作的平台.
FORP PM是第一款实现了项目全过程全要素管理的项目管理软件。
图 项目管理示意图
3.2.4 FORP沟通与协作平台
FORP构建了一个和企业日常管理一样的企业管理运行环境，帮助管理者实现有效运营，包括沟通、行政、人事、计划任务、财务、客户、项目、知识、设备等等全部建立在唯一、统一的管理平台上。这个管理平台也即是一个沟通与协作的平台，它具有以下功能：
随时随地实现沟通：文字、语音、图像；
员工可以通过这个平台发出自己的声音，得到别人的关注；分享自己的知识，获得别人的认同和尊重。有助于营造一个沟通、交流、创新、信任的文化氛围，更好地激励每一位员工尤其是激励知识工作者；
管理者可以通过这个平台在互动的过程中传播和强化企业的理念和文化。
分布在不同地方、甚至在不同时间工作的人员，包括内部员工、客户和供应商，象坐在一个房间里一样，来共同解决同一个问题；
集成可扩展的业务应用，比如财务管理、人力资源管理、知识管理、行政办公管理、项目管理、客户管理等等；
消除企业内部信息孤岛，实现信息的唯一、及时与准确。实现人\行为\资产\产品\知识\成本\收益等等的关联性。
4．结束语
提升企业执行力要从6个方面入手，即：建立执行力文化，建立以客观考核为基础的面向绩效的奖惩系统，建立沟通与协作的集成工作平台，实施有效的目标、流程及资源管理。FORP（柔性运营资源管理平台）涵盖了以上6个方面的功能，应用FORP，在实现企业管理全面信息化的同时，可以有效提高组织执行力。