协同办公管理系统在克拉玛依广盛实业投资公司的应用案例

发布时间：2016-11-30　发布人：西点信息　浏览：3372次

企业介绍
克拉玛依广盛实业投资有限公司（以下简称：广盛投资），注册资金1.5亿元，以“一条主线、两大支柱，托起一个平台”为主要发展路径，坚持资本运营与产业经营相结合，股权经营与实业投资相结合，发挥引导扶持骨干和引领地方投资导向作用，先行先试在能源物流、金融服务、科技创新等领域投资全资子公司5家、实际控制公司4家、参股公司11家，构建起了战略统一、功能协同、文化和谐的集团化管理体系，已逐步成长为具有较强投融资及资本运作能力的市场投资主体，将参照淡马锡模式，打造一流国有投资集团公司。
信息化动因
规范化、制度化的管理是每个企业所追求的一种臻境。为了达到这个目的，企业家们制订出了堪称完善的规章制度与操作手册，篇幅之巨，不亚于一部百科全书，内容也涵盖全面，包括了财务制度、人事薪酬制度、销售渠道管理等一系列内容。然而，如此完善的规章制度在实际运行的过程中却漏洞百出。制度在执行的过程中，常常会受到一些人为因素的影响和干预。这些不起眼的人为因素，却成为了企业规范化管理的最大瓶颈。
广盛投资在管理的过程当中，也曾遇到过类似的问题，为了能够排除干扰，强化制度，广盛投资一方面通过扁平化的高度集权管理机制，通过强化指令管理、绩效考核、简化流程, 减少管理的中间环节。另一方面，通过信息化的手段全面管理企业流程，减少人为干预的机会与可能性，从而保证规章制度的有效执行。
解决方案及核心应用
本次系统建设，实现广盛投资及下属五家公司之间收发文管理、电子公文传输及各部门之间信息资源的共享等问题。通过协同办公管理系统的建设，实现有效整合单位资源，实现系统互连、信息共享，加强沟通与协作；可随时随地办公，提高团队协作效率和质量；依靠有效的技术手段，有效降低办公费用开支；形成健康、积极的文化氛围、增强企业凝聚力。
1，企业文件的审批及收发文管理。利用协同办公管理系统的工作流引擎的定制，完成公文的起草、流转、编辑、签发、登记、归档等操作，为广盛投资提供完整的一套常用的公文处理流转系统。实现公文流转过程记录和管理，及时显示公文的处理位置、传阅状态，记录批阅信息，管理员和领导可直接点击主题查看公文流转过程中的状况。实现公文的维护：管理员根据情况和审批程序进行定义或更改。确保公文流转的灵活性。在整个公文管理模块中，系统提供文件全文检索的查询方式，提供用户统计各类文件的数量。
2，信息发布平台。利用信息门户展现新闻、通知公告、电子论坛、使内部的规章制度、新闻、技术交流、公告事项在广盛投资内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态，提高内部凝聚力。
3，知识管理有序、共享。根据项目文件资料种类、密级、类别的不同，建立广盛投资及下属五家公司的文书档案库，实现文书档案的电子化分类管理；可供普通用户进行网上借阅，实现多人同时借阅的模式。
4，物资管理。通过对物资（办公用品）划分目录、类别、种类等使物资信息有序化；并提供多种报告对物资使用情况、流转情况等作出多角度的分析，便于广盛投资综合掌握各种设备、物资的使用情况，提高使用效率，减少误排情况。
5，实现分布式办公。系统支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公，很好解决分布式办公的问题。
6，薪资管理及社保管理。通过系统自动计算生成每月薪资明细和社保缴纳明细，一个按钮解决薪资和社保。
7，考勤管理。通过手机APP进行定位员工签到、签退情况。系统工作流产生的考勤单据进行汇总，生成每月考勤明细可供行政部门及时下载查阅。
8，财务分析。图形化展示总公司及五家全资子公司的财务收支情况，方便高层领导决策。
总结
在现代信息通讯技术飞速发展以及需要信息高度共享的当下，克拉玛依广盛实业投资有限公司正在通过信息化建设打破过去的“信息孤岛”局面，全面整合广盛投资的人、财、物、信息等各方面的资源，极大程度提升员工工作效率，减少资源浪费、加强领导层对广盛投资整体运营的把控。
建设方简介
西安西点信息技术有限公司成立于科技力量十分雄厚的古城西安，注册资金1600万。核心技术团队最早组建于1999年，是国内著名的互联网、金融行业信息化专家。公司成立以来，已先后为广发证券、申万宏源、首创证券、东北证券、东方证券、川财证券、国都证券、协和资产、源坤投资、民生银行、汇付天下、幸福制药等多家企业的内部管理、互联网转型提供了信息化技术服务，拥有丰富经验的项目团队，以及充分理解客户管理需求的能力。

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