企业中的各种业务都是按照某种流程来处理的，比如采购、报销、借款、请假、合同评审、员工考核、项目立项、计划制订、投资决策等等都是按照一定的流程来处理的，这些流程即是“工作流”。其中大约85%的流程都可以相对标准化，企业可以将这些相对标准化的流程利用软件固化下来，通过计算机网络来完成信息的自动传递与业务的自动流转，完成人与人之间、工作与工作之间的连接与转换，完成日复一日的重复性劳动。
工作流的4个主要作用
具体来说，工作流程的管理有以下4个方面的作用：
（1）提高效率，减少等待：流程自动化，提高效率，避免等待中浪费时间
可以将企业内的结构化流程通过系统进行设定并自动流转。可以避免在等待中浪费时间，缩减行政成本，有效提升决策速度和效率
（2）规范行为，落实制度：规范企业的业务流程和行为，解决制度与行为的两张皮
可以将企业的流程设计与内部的规章、政策等相结合。使各种流程的运行与企业的政策保持一致，有效解决企业中规章制度（包括ISO9000、HSE等）和行为相分离的问题；
（3）协同内外，快速响应：实现集成管理、信息共享和协同工作。
通过工作流将员工、客户、物料、项目、财务、知识等集成起来，无论何时、何地，整个企业都紧密地联系在一起，协同工作实现工作任务进程间协调及协作。工作流程管理可以对客户的需求，包括不满、抱怨、建议、需求变化的最新动向等等做出最快速的反应。
（4）监控全面，提升执行：管理层可以全面把握各种工作的执行情况，了解和分析任务的状态，从而全面掌握企业的运行情况。管理不同类别的流程管理，管理层可以通过系统轻松地了解各种工作的执行情况；员工的工作效率；什么流程影响了企业的效率等。
流程千变万化，软件如何满足？
每个企业都是独特的、有个性的，每个企业处理同样业务的流程可能都不一样；同时，企业也是处于不断变化的环境之中，流程会经常地做出调整，因此，软件必须要支持业务流程的自定义，可以让每个企业根据自己现实的和变化的情况，来设定自己的各种工作流程。
有了工作流，管理者做什么？
作为管理者，我们需要做的是：
（1）使用：使用已经设定好的工作流，来高效地处理工作；
（2）优化：发现低效及无效的流程和资源，持续地优化与改进工作流程；
（3）开拓（创新）：管理变化和创造。有了工作流技术以及信息技术的其他应用，管理者就可以从简单重复的劳动中解放出来，把更多的精力集中于变化的事物和创造性事务的管理上。
有了工作流，管理者不会失业，只会发挥更大的创造力。
工作流驱动业务协同
在企业中，大到企业的战略目标，小到一个个具体的任务、计划或项目等，都需要多人共同协作才能完成，如何让这些人员步调一致，这就是“协同”。
所谓工作流驱动业务协同，简单地讲，就是指利用FORP系统，通过计算机、手机实现所有人之间的工作联动，其中任何一个人的工作都可以自动地推动其他相关人员的工作。
具体来说，当一个工作被启动，或者在执行的过程中，所有相关人员，都可以在第一时间知道这个工作的最新进展，知道自己应该在什么时间做什么事情，从而保证工作按计划和目标来完成。
比如，对于管理者，每天都会面对大量的事情需要处理，这些事情可能来自某个项目、某个各户、某个任务或者某个下级或上级，等等。FORP提供这样一种功能，能让这些所有待处理或正处理的事项及其进展状态，通过计算机、手机自动地集中地呈现给管理者，使得管理者可以很方便地知道自己以及相关的别人应该在什么时间做什么事情，确保包括自己在内的所有人都能围绕着同一个任务而展开相互协作。
FORP工作流功能特点
（1）图形化、自定义流程设置，满足企业个性化以及业务变化的需求。
（2）携带附件支持修改留痕，满足多人基于同一文档的工作。
（3）支持表单自定义，如员工考核、项目立项审批等。
（4）支持携带业务对象的统计、分析，如考勤、报销等。
（5）工作流携带的知识可以自动归入公司知识库。
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